L'événementiel, un secteur aux multiples acteurs

 

Le terme “événementiel” fait référence à tout ce qui concerne la création et la réalisation d'événements. En effet, il englobe à la fois l’organisation, les professions qui s’y rattachent et l’événement en lui-même. Se décomposant en deux catégories (B2B et B2C), l’événementiel consiste à concevoir et organiser des événements pour vos clients ou pour les entreprises. Dans les événements types, on retrouve :

 

• Séminaires,
• Tournées de promotions,
• Congrès,
• Salons (comme le salon de l’agriculture).

 

Le métier d’organisateur/ice d’événements

 

L’organisateur d’événements est chargé de la conception, des préparatifs et de l’organisation matérielle et logistique d’un événement. En effet, il doit s’assurer du cadrage des prestations de services effectuées par les autres professionnels du secteur participant au projet.

 

La plupart du temps, on trouve des organisateurs d’événements dans agences d’événementiel, de communication ou de publicité. Toutefois, il est possible de trouver ce type d’expertise chez des indépendants qui feront bénéficier leurs clients de leurs relations avec des fournisseurs, des loueurs ou des traiteurs en particulier.

 

Les compétences pour l’organisation d’événement

 

Les principales activités d’un organisateur consistent à conseiller les clients, établir les devis, trouver les fournisseurs et prestataires, suivre le budget, organiser la logistique...etc. De fait, les activités de l’organisateur sont très variées et peuvent être nombreuses. C’est pourquoi il est important de vous entourer des bonnes personnes.

 

Aussi les compétences de bases d’un organisateur doivent être les suivantes :

 

• Techniques commerciales,
• Techniques de communication,
• Gestion budgétaire,
• Organisation d’évènements culturels, sportifs ou de soirées,
• Organisation d'événements d’entreprise.

 

Nos conseils pour une bonne organisation événementielle

 

L’organisation d’événements n’est pas une tâche aisée. C’est pourquoi OFF-WORKS a identifié quelques points qui peuvent vous aider à bien mettre en place votre événement.

 

Définir le but et le format

 

Avoir une idée précise de l’objectif à atteindre est primordial. En effet, le type d’événement à organiser dépendra grandement de son but principal. Aussi, posez-vous les questions suivantes :

 

• Cherchez vous à transmettre des connaissances particulières aux participants ?
• Voulez-vous exprimer votre gratitude envers des partenaires ou collaborateurs ?
• Votre événement a-t-il pour but de récolter des fonds ?

 

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez organiser un événement. Soyez clairs dans les objectifs pour définir les choses à mettre en place et les prestataires à sélectionner.

 

Ne pas négliger la planification

 

Planifier la logistique, le contenu et la communication autour de votre événement vous fera gagner du temps. Aussi, nous vous conseillons de créer un document accessible à tous les membres de l’équipe concernée par le projet. En effet, établir une liste des tâches à accomplir et les étapes à valider peut vous permettre de visualiser et prévoir en amont les délais qui pourraient subvenir au cours du projet.

 

Pour la planification, vous pouvez utiliser des outils tels que Trello ou Teamweek qui vous aideront à garder vos plans simples et clairs pour tout le monde.

 

Envisager les situations imprévisibles

 

Estimer le budget n’est jamais une étape facile. Toutefois, elle est essentielle et peut vous permettre de surmonter certaines difficultés imprévues. Nous vous conseillons de toujours prévoir une partie de budget pour pouvoir rebondir en cas de complications.

 

Répartir les responsabilités

 

Répartissez les tâches entre les différents membres de l’équipe concernée au cours de la préparation et de la réalisation de l’événement par zone. Par exemple, définissez des responsables différents pour la cuisine, l’accueil, l’équipement, la communication… De cette façon, vous saurez à qui vous adresser pour des questions spécifiques et vous pourrez déléguer plus facilement les tâches.

 

Faites une dernière vérification la veille de l’événement

 

24 heures avant l’événement, veillez à ce que tout soit bien en ordre. En effet, vous pouvez vous assurez d’avoir informé les participants, les invités VIP, préparé les documents, les vidéos ou les audios. Vérifiez également que chaque tâche a bien été assignée. Pour vous aider dans vos vérifications, vous pouvez dresser une liste de contrôle.

 

Choisir OFF-WORKS pour l’organisation de mes événements

 

OFF-WORKS vous permet de former une équipe d’indépendants expérimentés dans l’organisation d’événements mais aussi dans les autres expertises de l’événementiel. Nous sélectionnons les talents qui vous permettront d’aller au bout de vos projets et de mener à bien vos événements.

 

Pour en savoir plus sur la réalisation d’événements, nous vous invitons à visiter nos pages d’expertises sur la programmation événementiel, les expositions, ou encore l’animation.