La programmation événementielle, ce qu’on entend par-là

 

La programmation événementielle regroupe tous les éléments qui vont intervenir dans la réalisation d’un événement. Autrement-dit, la programmation événementielle englobe les sujets suivants :

 

• La conception de votre événement,
• Sa planification,
• La communication événementielle,
• Les acteurs et expertises qui vont intervenir tout au long du projet.

 

Définir les limites de son projet avant de se lancer dans la programmation événementielle

 

Réaliser la programmation d’un projet événementiel sous-entend d’avoir au préalable établi les bases de votre projet. En effet, afin de programmer au mieux votre événement, vous devez d’abord en définir la mission. Dès lors, vous pouvez vous demander : à quoi votre événement va-t-il servir ?

 

Une fois que vous avez précisé l’objectif principal, intéressez-vous aux objectifs secondaires. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

 

• Cet événement vise-t-il à réunir le plus de monde possible ?
• Doit-il attirer des nouveaux clients ?
• Comment profiter de ses retombées médiatiques ?

 

Ainsi, connaître les objectifs de votre événement est primordial avant de commencer à préparer un premier plan et un sommaire de l’événement. Ce dernier vous permettra de mieux visualiser les besoins en sécurité ou en espace de chaque étape de votre programmation de projet.

 

Planifier un événement

 

L’une des premières spécificités en événementiel est de devoir préparer en avance sous la forme d’un rétro-planning. Un rétro-planning consiste à établir un calendrier à partir d’une date fixée (celle de réalisation de l’événement) et de remonter le temps pour définir les tâches à effectuer avant le jour J. Toutefois, nous vous conseillons de commencer vos rétro-plannings sur des dates allant au-delà de celle fixée pour votre événement de sorte à maîtriser les actions qui suivront la réalisation de l’événement. Ainsi, vous gardez toujours une longueur d’avance.

 

Dès lors, planifier votre événement revient à en déterminer précisément le déroulement et le contenu. Vous pourrez donc réfléchir à la scénographie et à l’agencement des animations. Enfin, vous pourrez également sélectionner les fournisseurs et prestataires en charge des animations. Prévoyez les modalités de déplacement, les systèmes d'accueil des fournisseurs…

 

La communication dans la programmation événementielle

 

Une fois que vous avez planifié votre projet et trouvé la date idéale, engagé les bons prestataires, vous devez communiquer et faire connaître votre projet au public ciblé. Pour cela, vous devrez mettre en place des éléments de communication. Ainsi, vous pourrez faire appel à des communiqués de presse, des publications sur les réseaux sociaux, des influenceurs, des sites webs dédiés, .... Les canaux de distribution pour ce genre de projet sont très nombreux aussi nous vous conseillons de bien étudier votre cible pour définir les canaux les plus pertinents.

 

Les entreprises se lançant dans la programmation événementielle auront tendance à se tourner vers des formats print, des sites webs, des publications presses et des designs graphiques. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces différents procédés, nous vous invitons à visiter nos pages d’expertise sur les relations presse, le graphisme, les supports print ainsi que la création de sites événementiels.

 

Il est important de ne pas arrêter votre communication dès la réalisation de l’événement. En effet, poursuivre votre communication après le jour J vous permettra d’évoquer sa réussite et de parler de vos invités, des animations qui ont eu lieu… Ainsi, vous pourrez commencer à préparer une deuxième édition !

 

Les nombreux acteurs de l’événementiel

 

Les acteurs du secteur de l’événementiel peuvent être nombreux et varier grandement selon le type d’événement qui est organisé. Aussi, il est important de bien vous renseignez sur les expertises nécessaires à la bonne réalisation de votre événement avant de faire appel à vos fournisseurs et intervenant.

 

Parmi les métiers qui figurent le plus souvent dans les projets événementiels, on retrouve les métiers suivants :

 

• Commissaire d’exposition,
• Responsable accueil,
• Directeur de foires et/ou salons,
• Chef de projet événementiel,
• Administrateur de spectacle,
• Organisateur d’événements,
• Scénographe,
• Responsable de projets culturels,
• Etc.

 

Travailler avec OFF-WORKS pour sa programmation événementielle

 

Lancer son projet événementiel demande l’intervention de beaucoup d’expertises très variées. Sur OFF-WORKS, composez l’équipe d’experts et de talents dont vous aurez besoin pour élaborer et réaliser votre programmation événementielle de A à Z.

 

Pour en savoir plus sur les expertises liées à la programmation événementielle, nous vous invitons à visiter nos pages d’expertise sur le design olfactif et sonore, le livestream interactif ou encore sur les expositions.