Qu’est-ce que l’événementiel ?
Pour commencer, un événement est un fait important et marquant. Ainsi, on peut définir l’événementiel comme des événements visant un public cible défini. Le type d’événements à organiser dans vos projets événementiels peut varier selon la cible visée. En effet, il peut s’agir d’une cible B2C ou B2B. De plus, ces événements peuvent avoir des objectifs différents comme renforcer l’esprit d’équipe, fidéliser vos clients, recruter du personnel...etc.
Créer un concept événementiel
Travailler le concept de votre événement est primordial afin de vous assurer que vous répondez bien aux objectifs de votre projet.
Identifier les acteurs
Afin de bien cadrer vos événements, vous devez d’abord savoir qui y participera et quelles sont les compétences dont vous pourriez avoir besoin. Définissez vos clients et envisagez les prestataires et professionnels auxquels vous pourriez avoir à faire appel. En effet, vous allez devoir attribuer les sphères d’intervention suivantes à vos collaborateurs et prestataires :
Management et supervision du projet,
Communication événementielle,
Programmation événementielle,
Organisation et réalisation des animations et prestations.
Imaginer le concept
- Une séance de réflexion peut vite paraître désorganisée et chronophage. Toutefois, il s’agit d’une phase essentielle dans la définition de votre concept. Aussi nous vous conseillons les choses suivantes :
Établir une limite temporelle: votre phase de réflexion pourrait s’étendre considérablement, il est important de la limiter au risque qu’elle perde en pertinence.
Nourrir au maximum la réflexion à l’aide de références d’autres événements, de documents corporate...
Nommer un animateur. Ce dernier sera chargé de relancer la discussion et s’assurer que les sujets à aborder au cours de la réflexion sont bien couverts.
Désigner un secrétaire pour noter les idées innovantes et pertinentes.
Structurer l’imagination du concept
Votre réunion organisée afin de définir le concept de vos événements peut être divisée en différents temps.
Dans un premier temps, les idées fusent. Il est alors essentiel de les structurer. Dès lors, vous pouvez les hiérarchiser selon leur degré de :
Réalisme,
Innovation,
Lufoquerie,
Tout autre critère défini par le groupe.
- Une fois organisées, ces idées doivent être challengées pour être approfondies et faire émerger des concepts. Puis, effectuez une synthèse des échanges et faites ressortir votre concept principal et réalisez une note de synthèse. Pour finir, établissez les échéances, les effectifs nécessaires et les résultats attendus à la suite de votre événement.
- La Check-list pour le bon déroulement de votre conception événementielle
Afin de vous assurer de la bonne réalisation de votre conception de l’événement à travers votre réunion de réflexion, vous pouvez vérifier les éléments suivant :
Chaque participant a bien conscience de l’objet de la rencontre.
- Le cadre de rencontre est convivial et calme.
Vous savez comme lancer et orienter la discussion.
- Des éléments de réflexion comme des tableaux, des exemples… sont à votre disposition.
L’animateur est en capacité de gérer les débats.
- Les règles de la rencontre ont été clairement définies.
- Une note a bien été réalisée pour synthétiser les issus de la réunion.
- Le concept répond bien aux besoins identifiés avant la réunion.
Chacun des participants adhère bien au concept retenu et vous êtes prêt à le défendre devant vos collaborateurs.
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